Up to date houden van serviceregisterinhoud

Bij het introduceren van een register voor de diverse ICT
elementen en services in het bijzonder ligt de complexiteit veelal in het
actueel houden van de registerinhoud. Tijdens de introductieperiode lukt het
veelal nog wel om de direct betrokkenen te motiveren om een bijdrage te
leveren. Problematischer wordt het al als in de introductieperiode ook gewerkt moet
worden aan de invoer van de reeds aanwezige koppelingen. Probleem hierbij is
dat er veelal geen mogelijkheden zijn om hiervoor een medewerker vrij te maken
binnen de ICT afdeling. Als dat al lukt dan worden er nogal wat competenties
aan die persoon gesteld en kun je je afvragen of deze persoon wel interesse
heeft in een takenpakket met een grote administratieve component.

Er zijn meerdere varianten nodig om voor dit probleem een
oplossing te vinden:

  • Servicebeheer beleggen bij één functionaris,
    heeft als voordeel dat hij/zij verantwoordelijkheid krijgt voor de inhoud en
    inrichting. Nadeel is dat deze persoon weinig betrokkenheid heeft met de
    personen die zich bezighouden met de analyse, ontwerp en ontwikkeling
  • Servicebeheer beleggen bij de projecten, daar
    vindt analyse, ontwerp en ontwikkeling plaats zodat er volop aansluiting is.
    Nadeel is dat het bewaken van de actualiteit en correctheid van de
    registerinhoud een knelpunt wordt.
  • Mengvorm van beide bovenstaande
    inrichtingsvormen waarbij de projecten zorgdragen voor het up to date houden
    van de registerinhoud. De beherende functionaris is daarbij verantwoordelijk
    voor coordinatie en het bewaken van de kwaliteit van de inhoud.

Welke vorm je kiest hangt sterk af van de inrichting van uw
ICT organisatie in het algemeen en de ICT project organisatie in het bijzonder.
Bij twijfel kun je overwegen om te kiezen voor de bovengenoemde mengvorm waar
na een evaluatie eventueel gekozen wordt voor een van de andere beheervormen.